사무실 조직은 성공적인 비즈니스를 운영하는 데 중요합니다. 모든 사람에게 정보를 제공하면 모든 것이 계획에 따라 실행됩니다. 서비스 사무실 공간을 임대하는 것은 잘 운영되는 사무실을 만들고 유지하는 또 다른 방법입니다.
1. 사무실 관리 루틴 설정
조직적인 사무실을 유지하려면 규칙적인 일과가 중요합니다. 서류 작업과 사무 시스템 모두 루틴이 필요합니다. 다른 사람의 책상 위에 종이 한 장을 올려 놓는 대신 즉시 파일을 정리하십시오. 여분의 용지를 보관하면 작업 공간이 복잡해집니다. 수표 사본은 괜찮지만 오래된 신문 스크랩과 사용한 봉투를 보관하는 것은 좋지 않습니다. 사무실을 방문할 때 필요하지 않은 종이는 모두 가져와서 재활용 쓰레기통에 버리십시오. 그렇게 하면 작업 공간을 어지럽히는 여분의 종이가 없을 것입니다. 그러면 작업 공간이 복잡해지고 파일 손실이 방지됩니다.
종이 사본을 보관하는 대신 스캔한 다음 자신에게 이메일을 보내십시오. 이렇게 하면 시간을 절약하고 중요한 문서를 보호할 수 있습니다.
사무 시스템에는 관리 절차와 비상 절차가 모두 필요합니다. 가상축구 모든 사람은 문제가 발생하면 누구에게 전화해야 하는지 알아야 합니다.
2. 책임 설정
좋은 사무실 관리를 위해 무엇이 중요한지 누가 책임지고 있는지 아는 것. 각 작업을 한 사람만 수행하면 더 좋을 것입니다. 예를 들어 사무용품 주문을 담당하는 사람이 있으면 사무실에서 항상 사무용품을 준비할 수 있습니다. 다른 사람이 컴퓨터 보안을 담당하여 암호, 소프트웨어 및 계정을 추적할 수 있습니다. 그 사람은 또한 컴퓨터 오작동의 경우 어떻게 해야 하는지 알 수 있습니다.
3. 기록을 유지하고 최신 상태로 유지
기록은 접근 가능해야 하고 정기적으로 업데이트되어야 합니다. 기록 업데이트를 사무실 일과의 일부로 만드십시오. 데이터베이스에 입력하는 데 1분밖에 걸리지 않습니다. 나중에 파일을 업데이트하는 데 1분밖에 걸리지 않습니다.
4. 사무실을 걷다
사무실을 돌아다니기가 쉽습니까, 아니면 당신은 물건에 걸려 넘어지고 있습니까? 모든 것이 논리적으로 정리되어 있습니까? 아니면 필요한 것을 찾기가 어렵습니까? 최대의 효율성과 안전을 유지하려면 사무실 공간을 확보하는 것이 필수적입니다.
5. 하찮은 일을 계획하라
조직적인 사무실을 유지하려면 천한 일이 여전히 중요합니다. 다른 사람에게 위임하거나 주간 사무실 유지 관리 일과의 일부로 만드십시오.
6. 위임 및 아웃소싱
위임을 통해 재능을 다른 작업에 집중할 수 있습니다. 시간이 부족하면 다른 사람에게 일을 맡기십시오. 당신이 잘할 수 있는 일을 하십시오. 당신이 할 수없는 것을 위임하십시오.
7. 사업 계획을 우선순위에 두십시오
비즈니스 계획은 성공적인 사무실 관리에 매우 중요합니다. 많은 사업주들이 매주 사업 계획에 시간을 할애합니다. 목표 설정을 위해 일일 사업 계획 세션을 사용하십시오. 이 세션에 직원을 참여시키십시오.
어수선함을 줄이고, 사람들에게 특정 작업을 부여하고, 모든 것을 최신 상태로 유지하는 것은 사무실 관리에 대한 몇 가지 팁일 뿐입니다. 비즈니스 계획에 직원 참여 세션은 모든 사람에게 정보를 제공하고 조직화합니다. 서비스드 오피스를 임대하는 것도 성공적이고 자율적인 업무 환경을 조성하는 데 도움이 됩니다.